PTA im Praktikum: W wie Warenwirtschaft
- Die Warenwirtschaft ist ein elementarer Bestandteil der PTA-Ausbildung, der das kaufmännische Verständnis schärft und die Arbeit im Handverkauf erleichtert.
- PTA im Praktikum sollten sich aktiv in Backoffice-Aufgaben wie die Lagerpflege, Warenbeschaffung und Dokumentation nach Apothekenbetriebsordnung einbringen.
- Ein sicherer Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem und professionelles Telefonieren stärken die Kompetenz und Sicherheit im Apothekenalltag enorm.
PTA im Praktikum
A wie Apothekenlabor
H wie Handverkauf
K wie Kosmetik
P wie Prüfungsvorbereitung
R wie Rezeptur
T wie Tagebuch
W wie Warenwirtschaft
Backoffice-Themen sind Teil der Ausbildung
Die Warenwirtschaft (WaWi) gehört in vielen Apotheken mittlerweile zum festen Aufgabenbereich der PTA. Daher ist sie auch während der Praktikumszeit ein zentrales Feld, das es zu erkunden gilt. Im Apotheken-Backoffice legen Sie den Grundstein für ein fundiertes Basiswissen. Da viele kleinere Apotheken heute keine PKA (Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte) mehr beschäftigen, werden die WaWi-Aufgaben oft unter den PTA aufgeteilt.
Es lohnt sich also, sich im Praktikum mehr als nur die absoluten Basics anzueignen. Die Richtlinie der Bundesapothekerkammer (BAK) zur praktischen Ausbildung sieht vor, dass im sechsmonatigen PTA-Praktikum klassische Backoffice-Themen erlernt werden. Dazu zählen:
- Ordnungsgemäße Lagerhaltung (Arbeitsbogen Nr. 1)
Preisberechnung von Fertigarzneimitteln und Medizinprodukten
Informationsbeschaffung und Aufzeichnungen nach der Apothekenbetriebsordnung
Neben kaufmännischen Tätigkeiten umfasst das Warenwirtschaftssystem oft auch organisatorische Aufgaben der Bürowirtschaft und des Marketings. In den ersten Arbeitstagen sollten erfahrene Kolleginnen und Kollegen die Prozesse der Warenbeschaffung und Lagerhaltung erklären. Hier gilt: gut zuhören, Fragen stellen und Notizen machen. Am effektivsten ist es, sich einmal komplett alles zeigen zu lassen, dann einmal unter Aufsicht es selbst durchführen und beim nächsten Mal eigenständig zu erledigen.
Mitdenken im Apothekenalltag
Nicht immer ist im Apothekenbetrieb Zeit, Praktikantinnen und Praktikanten Neues zu zeigen. Klären Sie daher ab, welche Aufgaben Sie bereits selbstständig übernehmen können. Hierfür bieten sich viele Tätigkeiten der Warenwirtschaft bestens an, etwa Verfallslisten zu bearbeiten oder die Sicht- und Freiwahl aufzufüllen.
Haben Sie Leerlauf , ist es sehr kollegial, proaktiv zu helfen oder Arbeitsmaterialien wie Tüten, Zeitschriften und Bonrollen aufzufüllen.
Das Generalalphabet beherrschen
Für angehende PTA ist es wichtig, die kompletten Abläufe des Warenwirtschaftssystems zu erfassen. Dazu gehört auch, die verschiedenen Lagerorte für Arzneimittel und Medizinprodukte zu kennen. Das ist für die Arbeit im HV unerlässlich, um Kundenwünsche schnell erfüllen zu können. Das Einräumen von Ware hilft dabei, sich diese Lagerorte einzuprägen, inklusive spezieller Lagerformen wie Kühlwaren und deren Temperaturdokumentation.
Sitzt das „Alphabet“, folgt der nächste Schritt. Arbeitsbogen Nr. 10 behandelt die „Dokumentation bei Erwerb und Abgabe von Arzneimitteln“. Bei BtM- und T-Rezepten sowie Medikamenten nach dem Transfusionsgesetz gelten strenge Vorgaben. Arbeitsbogen 11 „Risiken bei Arzneimitteln“ erklärt zudem die Handhabung von Rückrufen, falls Qualitätsmängel bei Arzneimitteln und Medizinprodukten bekannt werden.
Effiziente Warenbeschaffung
Hierfür ist der sichere Umgang mit dem apothekeneigenen Warenwirtschaftsprogramm Pflicht.
- Was wird direkt beim Hersteller, was bei welchem Großhandel bestellt?
- Wie sind die Konditionen, und wann sind die genauen Abruf- und Anlieferungszeiten?
- Was ist bei der Neuaufnahme eines Arzneimittels in das Generalalphabet zu beachten?
- Wo wird die Neuware platziert und wie ihr Preis kalkuliert?
Öffentliche Apotheken werden zwei bis drei Mal täglich und meist noch einmal über Nacht vom pharmazeutischen Großhandel beliefert. Meist gibt es einem Haupt- und einen Zweitlieferanten. Vor dem seriellen Abruf der Bestellung wird der Auftrag im PC geprüft und die Bestellung bei Bedarf angepasst.
Meldet der Großhandel Defekte, müssen diese bearbeitet und eventuell Kunden oder Kundinnen informiert oder Alternativpräparate gesucht werden. Beim Wareneingang werden die Artikel gescannt, Verfallsdaten geprüft und über den Securpharm-Code verbucht. Danach wird die Ware einsortiert oder für den Botendienst bereitgelegt, sodass ein Apotheker oder eine Apothekerin diese vor der Auslieferung kontrollieren kann.
Systematische Lagerpflege
Zur Lagerpflege gehört die regelmäßige Kontrolle der Verfalldaten, was dank moderner Software schnell von der Hand geht. Auch die Temperaturen der Lagerbereiche müssen stetig dokumentiert werden. Ladenhüter gehen als Retoure an den Großhandel oder Hersteller zurück. Zudem müssen Besuche von Pharmavertreterinnen und -vertretern vorbereitet werden: Termine werden koordiniert und der PC hilft bei der Ermittlung, welche Produkte zu welchen Konditionen bestellt oder retourniert werden sollen.
Exkurs: Professionell telefonieren
Ein oft unterschätzter Teil der Ausbildung ist das Telefonieren. Ob zur Informationsbeschaffung oder für die Kundenberatung: Das Telefon steht selten still. Viele PTA im Praktikum haben anfangs Respekt davor. Doch wer die PC-Programme beherrscht und sein schulisches Wissen anwendet, kann schnell weiterhelfen.
Weiß man einmal nicht weiter, ist es völlig legitim, den Hörer an erfahrene Teammitglieder zu übergeben. Ist niemand frei, bietet man einen Rückruf an. Das sorgt für Vertrauen und stellt sicher, dass Kundinnen und Kunden sich auch bei künftigen Anliegen gerne an Ihre Apotheke wenden.