31.05.2018

Serie PTA + Marketing: Interne Kommunikation – Arbeiten im Team

© Mone Beeck

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  • Teamarbeit heißt, Sie arbeiten Hand in Hand mit Ihren Kollegen und helfen sich bei Bedarf gegenseitig.
  • Wie gut das gelingt, hängt grundsätzlich davon ab, wie teamfähig Sie sind und wie gut jeder Ihrer Kollegen im Team arbeiten kann.
  • Rufen Sie sich immer wieder ins Gedächtnis: Die Schlüsselworte für ein dauerhaft effektives und gut arbeitendes Team lauten „zusammen“ und „gemeinsam“.

Arbeiten im Team

Klar definierte und messbare Ziele, die von allen Teammitgliedern als bedeutsam und wichtig angesehen werden, ein guter Informationsaustausch untereinander sowie ein fairer Umgang miteinander sind die wesentlichen Voraussetzungen dafür, dass sich ein ehrliches und ernst gemeintes „Wir-Gefühl“ entwickeln und ein gutes Team bilden kann. Dabei ist eine gute Organisation wichtig. Jedem Teammitglied muss klar sein, auf welches Ziel hingearbeitet wird, welche Entscheidungsbefugnisse es innerhalb des Teams hat und wie der Gestaltungsspielraum aussieht. Dabei beginnt der Weg zum guten Team direkt nach der Wahl des Teamleiters. Nach dem Tuckman Phasenmodell werden dabei vier verschiedene Phasen durchlaufen: Phase 1 = Forming, Phase 2 = Storming, Phase 3 = Norming und Phase 4 = Performing.

PUNKTUM

Ein gutes Arbeitsklima und das Wissen, wofür man etwas macht, sind unerlässliche Faktoren für Teamfähigkeit.

Alles neu

Phase 1 (Forming) ist die Orientierungsphase. Hier beginnt der Austausch untereinander, ein Miteinander entsteht. Alle Teammitglieder sind zunächst noch abwartend und zurückhaltend dem Neuen gegenüber und bringen sich eher unpersönlich mit eigenen Gedanken ein. Die Fragen, wo der eigene Platz in der Gruppe sein wird und welche Erwartungen an einen gestellt werden, dominieren.

Hier ist es hilfreich, wenn jeder bereits im Vorfeld für sich selbst geklärt hat, wo er derzeit im Team steht, wo er gerne stehen möchte und wie zufrieden er ist – beispielsweise mit dem Umgang der Kollegen untereinander. Ganz wichtig hierbei: Ehrlichkeit. Nur dann kann später jeder frei und ungezwungen seine Rolle im Team übernehmen (vgl. DAS PTA MAGAZIN 04/2018). In aller Regel entwickelt sich in Phase 1 das Bedürfnis, sich in die Gruppe einzugliedern und sich seinen Platz zu suchen. Der Arbeitseifer ist noch mäßig, die Erwartungen sind hoch.

Stürmische Zeiten

Phase 2 (Storming) wird auch Nahkampfphase genannt. Hier werden die Teammitglieder mutiger. Es werden Interessens- und Meinungsverschiedenheiten angesprochen, Streit um die Aufgaben und Ziele können auftreten. Kritisch wird es in dieser „stürmischen Phase“ unter Umständen, wenn schon lange vorhandene, unterschwellige Konflikte nun deutlich angesprochen werden, Unzulänglichkeiten und Schwachstellen zu Tage treten oder negative Gefühle gegenüber dem Teamleiter oder einzelnen Kollegen offen zum Vorschein kommen. Daher ist es auch für diese Phase hilfreich, im Vorfeld zu überlegen, was in der Apotheke beziehungsweise untereinander anders laufen sollte: Was stört? Was muss sich unbedingt ändern? So kann die Diskussion leichter auf der Sachebene geführt werden.

Die Phase 2 ist besonders wichtig, um eine konstruktive Konfliktkultur zu etablieren. Haben Sie in dieser Phase gelernt, zielgerichtet miteinander zu streiten, kommen Sie auch bei neuen Konflikten oder Meinungsdifferenzen leichter zu einer gemeinschaftlichen Einigung.

Positives Arbeitsklima

Selbstdisziplin und Konsequenz jedes Einzelnen sind für die Arbeit im Team unerlässlich. Halten sich alle an gesetzte Fristen, fühlt sich niemand durch ständige Nachfragen angegriffen, und der Organisator steht nicht als dauernder Nörgler da. Durch zuverlässig erledigte Aufgaben stellt sich schnell Erfolg ein, das sorgt für gute Stimmung im Team.

Klare Absprachen

Phase 3 (Norming) ist die Organisationsphase. Nachdem Streitpunkte ausdiskutiert und ein Konsens gefunden wurden, verläuft diese Phase wieder ruhiger. Nun kann mit der eigentlichen Entwicklung des Teams begonnen werden. Fragen wie „Wie lässt sich das Ziel erreichen?“ oder „Wie wollen wir miteinander umgehen?“ stehen im Vordergrund. In dieser Phase steigt in aller Regel die Motivation und Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter, sie beginnen, sich zunehmend mit den neuen Tätigkeitsfeldern zu identifizieren, diskutieren verstärkt aufgaben- und weniger beziehungsorientiert.

Hier gilt es nun, allgemeingültige Regeln für die Arbeit im Team aufzustellen, zum Beispiel zu Pünktlichkeit, zur Präsenz im HV, zum Umgang miteinander. Das erleichtert den Arbeitsalltag. Wichtig: Der Teamleiter muss deren Einhaltung im Blick behalten, regelmäßig überprüfen, ob sie noch praxistauglich sind und gegebenenfalls einzelne Teammitglieder oder auch das ganze Team an die gemeinsam vereinbarten Verhaltensregeln erinnern.

Auf vollen Touren

Phase 4 (Performing) ist die Hochleistungsphase. Sie ist geprägt durch Produktivität, Effizienz und selbstständiges Handeln jedes einzelnen Teammitglieds. In Summe erbringt das Team nun mehr Leistung als jeder Einzelne. Diese Multiplikation der Einzelpotenziale zeichnet ein gutes Team aus. Ab dieser Phase ist das Team leistungsstark, weil füreinander gearbeitet wird und sich alle Mitglieder gegenseitig unterstützen. Akzeptanz, Respekt und Wertschätzung sorgen für ein Wir-Gefühl. Haben Sie diese Phase erreicht, dürfen Sie zu Recht stolz sein auf gemeinsam gelöste Aufgaben und das dadurch entstandene höhere Leistungsniveau.

Gemeinsam statt gegeneinander

Grundsätzlich sollte der Teamgeist zu jedem Zeitpunkt im Zentrum stehen. Egoistisches Verhalten muss abgelegt werden, in einem gut funktionierenden Team hat das Anhäufen von Insiderwissen keinen Platz. Notfalls muss der Teamleiter es unterbinden, wenn er merkt, dass sich einzelne mit zurückgehaltenen Informationen profilieren wollen.

Am Ende eines erfolgreichen Teambildungsprozesses sollten Sätze wie „Damit habe ich nichts zu tun“ oder „Das liegt nicht in meinem Verantwortungsbereich“ sowie Gedanken wie „Toll, ein anderer macht’s“ der Vergangenheit angehören. Denn im Idealfall fühlt sich jedes Teammitglied für den Gesamterfolg verantwortlich und tut daher alles dafür, dass die Ziele auch erreicht werden.

Übrigens: Eine nicht zu unterschätzende Teambildungsmaßnahme ist das Feiern von Erfolgen, auch von Teilerfolgen. So wird das Wir-Gefühl gestärkt, und das Team ist in aller Regel noch motivierter, das gemeinsam gesteckte Ziel erreichen zu wollen. Auch ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier außerhalb der Apotheke sorgen für eine ungezwungene Atmosphäre und schweißen zusammen.

Autorin: Kirsten Bechtold

Der Artikel basiert auf Michaela Beer, Roland Rutschke: Kommunikation Erfolgsfaktor in der Apotheke, Springer Medizin, 2011

Praxisbeispiel: Team in Aktion – Jetzt starten wir durch!

Das Team der Thymian-Apotheke befindet sich bereits in der Hochleistungsphase. Aktuell steht die Planung einer Aktion zum Thema Sonnenschutz an. Hausaufgabe der letzten Besprechung war es, sich Gedanken zur Umsetzung zu machen. Teamleiterin Melanie Neffo greift dieses Thema nach einer kurzen Zusammenfassung der in der letzten Sitzung besprochenen Dinge auf.

Kosten im Blick

Damit sich jeder im Team gut auf die Teamsitzung zur Aktionsplanung vorbereiten kann, sollte der Apothekenleiter bereits zuvor einen ungefähren Kostenrahmen für wichtige Punkte wie Werbung, Dekoration und Give-aways bekanntgegeben. So wird vermieden, dass gut durchdachte und kreative Ideen durch ein „zu teuer“ abgeschmettert werden und sich das Teammitglied herabgesetzt fühlen könnte.

„Im Sommer wollen wir unsere Kunden mit einer Aktion zum Thema Sonnenschutz auf dieses wichtige Thema aufmerksam machen und damit gleichzeitig unsere Kompetenz beweisen. In fünf Wochen soll die Aktion starten. Heute geht es darum, die Aufgaben zu verteilen und die Termine dazu festzulegen. Silke, du hast ja schon einiges vorbereitet, würdest Du das bitte vorstellen?“. „Klar, das mache ich gerne!“, sagt die PKA, die in der letzten Sitzung die Aufgabe der Aktionsplanung übernommen hat. „Zuerst habe ich einen Zeitplan erstellt, in dem der generelle Ablauf von Aktionen dargestellt wird, so haben wir für alle kommenden Aktionen einen Rahmen, an dem wir uns orientieren können. Wie beim letzten Mal angekündigt, wollen wir uns vorrangig auf die beiden Sonnenschutzserien aus unserem Vollsortiment konzentrieren. Mit denen haben wir uns auch schon entsprechend bevorratet. Ich habe von den Herstellern bereits entsprechende Schulungsmaterialien bekommen. Damit können wir uns als Team optimal vorbereiten.“

TIPP!

Für wiederkehrende Prozesse wie die Planung von Aktionen bietet es sich an, übersichtliche Zeittafeln zu erstellen, so behält jeder den Überblick, und die Vorbereitung wird erleichtert, da Termine nicht immer wieder neu festgelegt werden müssen.

„Heute wollen wir die Aufgaben für die Aktionsplanung verteilen, sodass jeder weiß, was bis wann zu tun ist. Ich habe uns auch hierfür eine Vorlage erstellt, sodass wir auf einen Blick erkennen können, wer welche Aufgabe übernommen hat“, fährt Silke Liebig fort. „Theresa, Du bist für den kreativen Teil zuständig, würdest du dich um einen Entwurf für Flyer und Dekoration kümmern?“. „Ja, ich habe auch schon ein paar Vorschläge, die wir uns ansehen können“, entgegnet die Apothekerin. „Wichtig wäre auch die Anpassung unserer Homepage an die Aktion, wer schreibt einen entsprechenden Artikel dazu?“, fragt die PKA in die Runde. PTA Sina Martens ist begeistert: „Das würde ich gerne übernehmen! Außerdem sollten wir uns einen Auftritt in sozialen Netzwerken zulegen, um junge Kunden zu erreichen.“ „Das klingt interessant, aber wie sieht es denn mit der rechtlichen Seite für Unternehmen aus?“, hakt die Chefin Frau Summ nach. „Oh, das weiß ich leider nicht“, gesteht Sina. „Ich werde mich morgen informieren.“

TIPP!

Vorschläge, die während der Teambesprechung gemacht werden, sollten gut durchdacht sein. Wenn Hintergrundinformationen, zum Beispiel zu Preisen und Bedingungen schon vorliegen, lassen sich Bedenken leichter aus dem Weg räumen, Fragen schnell klären, und die Aussicht auf den Erfolg der Idee steigt.

„Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Aufbereitung der Schulungsmaterialien für eine Inhouse-Schulung zum Thema Sonnenschutz. Das sollte bis zur nächsten Teamsitzung geschehen sein. Wen können wir dafür gewinnen?“ „Dazu habe ich Lust, dann kann ich mein Wissen bei der Vorbereitung gleich auffrischen“, meldet sich PTA Linda Galen. Auch für die Organisation und Bestellung der Zugabeartikel und für die Erstellung von Werbeanzeigen finden sich Teammitglieder, sodass Teamleiterin Melanie Neffo die Sitzung mit einem positiven Feedback beenden kann: „Prima, dass wir die Aufgaben verteilen konnten. Denkt bitte daran, Silke als Organisatorin der Aktion immer auf dem Laufenden zu halten, so kann sie den Zeitplan gut überwachen und die To-do-Liste aktualisieren. Ich freue mich schon auf die nächste Sitzung, die Schulung wird sicher interessant für uns alle. Bitte notiert euch eventuelle Fragen zum Thema Sonnenschutz und macht euch Gedanken, wie wir als Team den Abschluss unserer ersten gemeinsamen Aktion begehen könnten.“

Autorin: Britta Fröhling, PTA und Heilpraktikerin

Serie: PTA+Marketing

02_18: Der Teamgedanke
04_18: Die Teambesprechung
06_18: Arbeiten im Team
08_18: Vorteile der Teamarbeit
10_18: Arbeitseinstellung und -motivation
12_18: Konfliktpotenzial


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