01.04.2018

Serie PTA + Marketing: Interne Kommunikation – Die Teambesprechung

von Kirsten Bechtold und Britta Fröhling

Originalartikel als PDF


  • Besprechungen sind notwendig, damit ein Team dauerhaft effektiv und gut zusammenarbeiten kann.
  • Ein roter Faden für die jeweilige Sitzung ist dabei genauso wichtig wie ein regelmäßiger Rhythmus und das Einhalten des zeitlichen Rahmens.
  • Es sollten möglichst immer alle Mitarbeiter anwesend sein. Nur so kommt es nicht zu Informationsverlusten.
  • Und es muss sichergestellt werden, dass die Rollenverteilung im Team stimmt.

Die Teambesprechung

Um ein Team zu bilden, bedarf es im Vorfeld einer gewissen Analyse, Planung und Organisation. Die Rahmenbedingungen müssen geklärt und die Aufgaben verteilt werden. Wichtig ist ein roter Faden, der sich durch alle Teamsitzungen zieht. Versuchen Sie, eine für Ihre Apotheke passende zeitliche und inhaltliche Struktur zu entwickeln.

Der Weg zum Team beginnt mit der ersten Besprechung. Diese wird vom Apothekenchef geleitet. Sie sollte nicht zu lange dauern. Es gilt zunächst abzuschätzen, ob es bereits einen Teamgedanken oder vielleicht auch schon ein Teamleitbild gibt, auf den beziehungsweise das aufgebaut werden kann. Gibt es noch kein Leitbild, kann zu diesem Zeitpunkt mit dessen Erstellung begonnen werden (vgl. DAS PTA MAGAZIN 02/2018). Sinnvoll ist es, einen Ordner anzulegen. Hier kann sich dann jeder Mitarbeiter freizugänglich über den Stand der Teambesprechungen informieren. Am Ende der Sitzung wird der Termin für das nächste Treffen festgelegt. Idealerweise findet dieses recht zeitnah, etwa drei bis fünf Tage später, statt. Bis dahin, sollte jeder für sich überlegen, wen er als Teamleiter wählen würde und was die Worte zusammenkommen, -bleiben und -arbeiten für ihn bedeuten.

Die zweite Sitzung sollte auf etwa 45 Minuten angesetzt werden. In der ersten Viertelstunde wird geklärt, wie die Mitarbeiter zum Thema Teambildung stehen: Wollen alle ein Team sein? Wo gibt es Bedenken oder Ängste? Gibt es Wünsche? Im Anschluss daran geht es an die Hausaufgabe der vorangegangenen Besprechung. In Form eines Brainstormings werden alle Assoziationen gesammelt und den Oberbegriffen zusammenkommen, -bleiben und -arbeiten zugeordnet. Zeitlich setzen Sie hierfür etwa 20 bis 25 Minuten an.

Dann ist es an der Zeit, den Teamleiter zu wählen. Dieser Vorgang sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Von der Funktion her ist der Teamleiter eine Führungskraft ohne Vorgesetztenfunktion. Seine Hauptaufgabe ist es, das Team zu moti- vieren und zu fordern. Gleichzeitig muss er es auch bei der Lösung von Konflikten unterstützen. Der Teamleiter vertritt die Meinung des Teams nach außen und ist Ansprechpartner für alle Seiten. Wie lange ein Teamleiter im Amt bleibt, sollte im Team abgesprochen werden. Mindestens ein Jahr ist sinnvoll.

Im Anschluss an die Wahl wird bis zum nächsten Treffen wieder eine Aufgabe gestellt. Zum Beispiel soll sich jetzt jeder überlegen, unter welchen Bedingungen das ganze Team effektiv zusammenarbeiten kann.

Treffen effizient gestalten

Zeit ist knapp, und daher müssen bei einer Teambesprechung nicht nur Zeitrahmen und Struktur stimmen, auch der Zeitpunkt spielt eine Rolle: Direkt nach dem Mittagessen oder am späten Nachmittag ist die Leistungsfähigkeit beispielsweise auf dem Tiefpunkt. Sorgen Sie zudem für eine störungsfreie Atmosphäre: Ein Kommen und Gehen sollte vermieden und Handys ausgeschaltet werden.

Der Teamleiter übernimmt

Die dritte, vierte und fünfte Teambesprechung finden idealerweise jeweils im Abstand von einer Woche statt, später kann der Abstand auch zwei, drei oder vier Wochen betragen und/oder an saisonalen Ereignissen ausgerichtet werden. Als Zeitrahmen empfehlen sich weiterhin 45 Minuten.

Grafik Team

Ab jetzt hat der Teamleiter das Heft in der Hand. Er stellt jeweils zu Beginn die Agenda vor und ernennt den Protokollführer. Sinnvoll ist eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse der vorherigen Besprechung, eventuell kann auf wichtige Punkte nochmals eingegangen werden (5 – 10 Min.). Dann gilt es, Schritt für Schritt und in mehreren Sitzungen die Regeln für die Zusammenarbeit gemeinsam zu erarbeiten, die Aufgaben zu verteilen und sich zu überlegen, was alles getan werden muss und wer dafür zuständig sein soll. Weichen Sie dabei bewusst von der klassischen (berufsbezogenen) Aufgabenverteilung ab und achten Sie stattdessen auf die individuellen Qualitäten der einzelnen Teammitglieder. Auch Bedenken und mögliche Lösungsansätze können in dieser Phase diskutiert, Kritik und Verbesserungsvorschläge angebracht werden. Behalten Sie jedoch auch hier die Zeit im Blick: 35 Minuten sollten für diesen Agendapunkt in etwa reichen.

Am Ende jeder Besprechung gibt es eine neue Aufgabe, über die alle Teammitglieder bis zum nächsten Treffen nachdenken sollen. Zum Beispiel kann sich jeder überlegen, welche Punkte eine zu erstellende To-do-Liste enthalten soll.

Ein wichtiges Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiter ein Bewusstsein für ein interaktives Miteinander entwickelt. Jeder muss verinnerlichen, dass er jederzeit Kritik äußern, Verbesserungsvorschläge machen und Änderungen anregen kann, die in die Agenda aufgenommen und im Team besprochen werden.

Der Artikel basiert auf Michaela Beer, Roland Rutschke: Kommunikation Erfolgsfaktor in der Apotheke, Springer Medizin, 2011

Praxisbeispiel: Wer macht was? – Persönliche Stärken zur Aufgabe machen

In der Thymian-Apotheke hat sich in den letzten Wochen in Sachen Teambildung einiges getan, es wurden die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter an den Teamaufbau erörtert, Regeln für die Zusammenarbeit festgelegt, und PTA Melanie Neffo wurde zur Teamleiterin gewählt. Nun steht die erste Teamsitzung unter ihrer Leitung an.

Melanie Neffo freut sich, alle Teammitglieder zur Teamsitzung begrüßen zu können. „Ich bin ein bisschen nervös, ich hoffe, ihr seht es mir nach, wenn es heute noch nicht so rund läuft. Zuerst brauchen wir einen Protokollführer. Sina, würdest du das bitte übernehmen?“. Die junge PTA erklärt sich gern dazu bereit: „Na klar, die neuen Vordrucke fürs Protokoll machen das ja zu einem Kinderspiel!“.

TIPP!

Gestalten Sie Protokollvorlagen für die Teamsitzungen, das macht es dem Protokollführer einfach, strukturiert mitzuschreiben und an Formalien wie Teilnehmerliste, Datum, Leitung, Ort, Agenda zu denken. So ergibt sich auch bei wechselnden Protokollführern ein einheitliches Bild.

Nachdem Melanie die Agenda vorgestellt, das Team sich die Inhalte der letzten Sitzung ins Gedächtnis gerufen hat und das dazugehörige Protokoll verteilt wurde, geht es an die Hauptaufgabe des heutigen Treffens: „Heute wollen wir versuchen, Aufgaben im Team so zu verteilen, dass jeder von uns seine Stärken optimal einbringen kann. Dazu gab es am Ende der letzten Sitzung die Aufgabe, darüber nachzudenken. Welche Ideen und Wünsche habt ihr dazu?“.

„Also, wenn ich mir etwas wünschen dürfte“, beginnt PTA Linda Galen vorsichtig, „dann würde ich gerne den Hilfsmittelbereich betreuen; es macht mir unglaublich Spaß, die Kunden so intensiv zu beraten, Kompressionsstrümpfe anzumessen, Geräte zu erklären und so weiter ... Außerdem könnte ich dann vielleicht eine noch bessere Musterauswahl organisieren!“. „Ach, Frau Galen, das wusste ich ja gar nicht, dass Ihnen dieser Bereich so viel Spaß macht“, entfährt es Apothekenleiterin Frau Summ. „Es wäre toll, wenn Sie sich darum kümmern würden! Wir könnten zum Beispiel die neuen Frühjahrsfarben als Muster anfordern, ich habe einfach nie die Zeit gefunden!“. „Wie schön, dass die erste Idee gleich so viel Anklang findet, die Details sollten wir aber nicht jetzt besprechen, das sprengt den Rahmen der Sitzung“, bringt Melanie Neffo die Diskussion auf den Punkt zurück.

Aufgaben verteilen

Legen Sie Aufgabenbereiche abseits der bekannten Hierarchien fest. Wer besonders kreativ ist, darf das in Schaufenstergestaltung und HV-Deko zum Ausdruck bringen, unabhängig vom Beruf. Das Organisationstalent kümmert sich um die nächsten Kundenaktionen, egal ob PKA, PTA oder Apotheker. Wer seine Stärken einbringen kann, arbeitet mit Freude und Elan.

Apothekerin Theresa Artes hat sich auch Gedanken über ihre Stärken und Interessen gemacht: „Ich habe sehr viel Spaß am Gestalten und Dekorieren, ich würde sehr gerne an der Schaufenstergestaltung mitwirken oder auch Handzettel für unsere Kunden entwerfen.“ „Und ich möchte mich um Kundenaktionen kümmern“, schlägt PKA Silke Liebig vor. „Planen und Organisieren macht mir großen Spaß.“

TIPP!

Der Teamleiter sollte freundlich eingreifen, wenn Diskussionen zu ausschweifend werden. Nur zeitlich überschaubare, ergiebige Meetings sind für alle Teammitglieder motivierend. Details werden in Einzelgesprächen mit den direkt Beteiligten besprochen.

Nach einigen weiteren, zum Teil ganz unerwarteten Ideen zur Aufgabenverteilung, neigt sich die Sitzung dem Ende zu. Da sich die Teammitglieder zum jetzigen Zeitpunkt gegen ein Rotationsverfahren ausgesprochen haben, wird vereinbart, dass jeder Mitarbeiter künftig in den Teamsitzungen kurze Updates zu seinem Aufgabengebiet gibt. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter in jedem Bereich eingesetzt werden können. Die Teamleiterin schließt die Sitzung mit herzlichen Worten: „Vielen Dank für eure tolle Mitarbeit, ich freue mich richtig darauf, die Ergebnisse in die Tat umzusetzen! Als kleine Aufgabe vor dem Treffen nächste Woche überlegt bitte, was wir auf unsere To-do-Liste setzen sollen und wer sich jeweils darum kümmern könnte.“

Serie: PTA+Marketing

02_18: Der Teamgedanke
04_18: Die Teambesprechung
06_18: Arbeiten im Team
08_18: Vorteile der Teamarbeit
10_18: Arbeitseinstellung und -motivation
12_18: Konfliktpotenzial


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